Chaque article géré par le module dispose notamment de:
une référence unique (SKU)
un libellé (nom affiché à l'utilisateur qui passe commande)
une unité (pièce, kg, etc.)
un stock actuel (disponible)
un stock gelé (réservé par les commandes en attente)
un stock total (disponible + gelé)
Les packs/kits sont des ensembles composés de plusieurs articles
unitaires (ex. "Kit chambre" = 2 draps + 1 couette + 2
oreillers). Leur disponibilité est calculée automatiquement
selon le stock de chaque article composant.
Fonctionnalités principales
Le module comprend les fonctionnalités suivantes, accessibles
depuis le backoffice de DEV-APP-001:
Tableau de bord des stocks: liste des
articles avec leur stock actuel, filtrage / recherche par nom,
référence ou catégorie, mise en avant des stocks faibles
(seuil simple), affichage du stock disponible / gelé / total
Mise à jour manuelle des stocks: action
depuis la fiche article ou le tableau de bord, choix du type
de mouvement (réapprovisionnement, perte, ajustement
inventaire), saisie de la nouvelle quantité totale, champ de
raison (commentaire libre) optionnel
Gestion automatique du stock à la commande:
décrément automatique du stock disponible lors du passage
d'une commande. Gel du stock pour une durée de 24h et
libération automatique si la commande n'est pas confirmée dans
ce délai
Gestion des packs/kits: disponibilité
calculée automatiquement selon le stock des articles
composants, avec affichage grisé si indisponible
Interface de réception de la commande (dépot): écran permettant de renseigner les quantités reçues par le
client afin d'enregister les pertes ou dommages (articles
manquants ou endommagés par le client), lorsque ce linge est
de nouveau prêt à être utilisé, un bouton permet de les
réintégrer au stock disponible
Historique des mouvements: enregistrement
automatique des modifications avec date / heure, article
concerné, type de mouvement, ancienne et nouvelle quantité,
utilisateur à l'origine de la modification et commentaire
facultatif, consultation globale ou filtrée par article
Ces fonctionnalités restent volontairement simples et orientées
usage quotidien, sans mise en place d'une chaîne logistique
complète (pas de multi-entrepôts, pas de gestion de la qualité
du linge, etc.).
Interface de réception (dépôt)
Lorsqu'une commande est complétée (articles récupérés par
Greenlav'), l'administrateur accède à un écran de réception
dédié pour gérer les écarts et le retour au stock:
Déclaration des quantités reçues: saisie
article par article du nombre d'unités effectivement reçues,
permettant de signaler les oublis du client (ex.: 8 draps
reçus au lieu de 10 commandés)
Déclaration des articles endommagés: saisie
du nombre d'articles endommagés ou inutilisables, avec
possibilité de commentaire (ex.: "2 serviettes déchirées")
Réintégration au stock: une fois le processus
de nettoyage et tri terminé, bouton permettant de remettre les
articles reçus (moins les endommagés) dans le stock disponible
Traçabilité complète: tous les écarts
(articles manquants, endommagés) et les réintégrations sont
enregistrés dans l'historique des mouvements
Cet écran assure un suivi précis de l'état réel du stock et des
pertes liées à l'activité.
Gestion intelligente des packs/kits : Les kits deviennent
automatiquement indisponibles dès qu'un article composant manque, et
redeviennent disponibles après réapprovisionnement, sans intervention
manuelle.
3
Intégration technique
Le module est conçu comme un complément naturel au backoffice déjà
prévu dans DEV-APP-001.
Concrètement, le menu administrateur du backoffice sera enrichi des
entrées suivantes:
Gestion des stocks: accès à l'écran principal de
gestion du stock (tableau de bord des articles, niveaux actuels,
mise à jour manuelle des quantités)
Historique des mouvements: accès à un écran dédié
listant tous les mouvements effectués manuellement (date, article,
type de mouvement, quantités, utilisateur, commentaire), avec
filtrage et recherche
L'intégration technique repose par ailleurs sur:
la réutilisation des composants d'interface existants (tableaux,
filtres, formulaires) pour rester cohérent avec le reste de
l'application
l'utilisation de la même base de données et de la même API que
l'application principale
la mise en place d'un système de tâches planifiées (cron jobs) pour
la libération automatique des stocks gelés après 24h
un système de calcul automatique de la disponibilité des kits,
vérifiée en temps réel lors de l'affichage du catalogue client
(vérification du stock disponible de chaque article composant)
Écrans livrés par le module
Écran Gestion du stock: liste des articles avec
stock disponible, stock gelé et stock total, indicateurs de seuil
bas, filtrage/recherche et accès à la fiche article pour modifier le
stock (réapprovisionnement, perte, ajustement inventaire). Chaque
modification est enregistrée automatiquement. Les packs/kits sont
également affichés avec leur état de disponibilité calculé en temps
réel selon le stock de leurs articles composants.
Écran de réception (dépôt): interface dédiée
accessible depuis la fiche commande, permettant de saisir les
quantités reçues (gestion des oublis clients), de déclarer les
articles endommagés avec commentaires, et de réintégrer les articles
nettoyés au stock disponible via un bouton dédié.
Écran Historique des mouvements: consultation de
tous les mouvements (manuels et automatiques) avec date et heure,
article, type de mouvement (commande, confirmation, libération,
réception, dommage, réapprovisionnement, etc.), ancienne et nouvelle
quantité, utilisateur si applicable, commentaire optionnel, avec
possibilité de filtrer par article, type de mouvement ou période
pour suivre la traçabilité complète des opérations.
4
Parcours utilisateur
4.1 Consultation du stock
L'administrateur se connecte au backoffice de DEV-APP-001
Il accède au menu « Gestion des stocks » et ouvre l'écran de gestion
du stock
Il visualise la liste des articles avec stock disponible, stock
gelé, stock total, indicateurs de seuil bas et accès rapide à la
fiche ou à l'historique
4.2 Gestion des packs/kits
Les kits (ex. "Kit Chambre" = 2 draps, 1 couette, 2 oreillers) sont
disponibles uniquement si tous leurs articles composants sont en stock
suffisant. Si un article manque, le kit apparaît grisé dans
l'interface client. Dès le réapprovisionnement, il redevient
automatiquement disponible.
4.3 Cycle de commande avec gel du stock
Exemple d'une commande de 10 draps:
Passage de commande: un client passe commande de 10
draps via l'interface web. Le système décrémente automatiquement le
stock disponible de 10 unités et les place dans le stock gelé
Gel de 24h: les 10 draps restent gelés pendant 24h.
Durant cette période, ils ne sont plus disponibles pour d'autres
commandes mais restent comptabilisés dans le stock total
Scénario A - Confirmation: si la commande est
confirmée, les 10 draps gelés sont définitivement retirés du stock
total (sortie physique validée)
Scénario B - Libération automatique: si la commande
n'est pas confirmée dans les 24h, les 10 draps gelés sont
automatiquement libérés et redeviennent disponibles
Scénario C - Annulation manuelle: si
l'administrateur annule la commande avant les 24h, le stock gelé est
immédiatement libéré
4.4 Réception et traitement des articles
Lorsqu'une commande est collectée, l'administrateur accède à l'écran
de réception pour déclarer les quantités reçues et les articles
endommagés. Une fois le nettoyage terminé, un bouton permet de
réintégrer les articles au stock disponible. Tous les écarts sont
enregistrés dans l'historique avec horodatage et commentaires.
4.5 Ajustement manuel d'un stock
Exemple sur un article « Couette (COUETTE) »:
L'administrateur ouvre la fiche de l'article
Il clique sur « Modifier le stock »
Il renseigne le type de mouvement (réapprovisionnement, perte,
ajustement inventaire), la nouvelle quantité totale (ex.: 50) et, si
besoin, une raison en commentaire libre
Le système met à jour la quantité, enregistre automatiquement le
mouvement dans l'historique et rend l'information immédiatement
visible dans le tableau de bord des stocks
4.6 Consultation de l'historique des mouvements
L'administrateur ouvre le menu « Historique des mouvements » depuis
le backoffice
Il accède à l'écran dédié listant tous les mouvements (automatiques
et manuels): date/heure, article, type de mouvement (commande,
confirmation, libération, réception, dommage, réapprovisionnement,
etc.), ancienne et nouvelle quantité, utilisateur si applicable,
commentaire
Il peut filtrer par article, type de mouvement ou par période pour
suivre les opérations et assurer la traçabilité complète
5
Modalités de paiement
Le démarrage est conditionné à la réception du devis signé et à
l'encaissement de l'acompte (30%). Le solde (70%) est dû à la
livraison finale, après validation du module.
Le paiement se fait par virement bancaire. Une option de paiement en
3 fois sans frais est également possible pour les 70 % restants, sur
demande du client.
Tout retard de paiement entraîne l'application de pénalités légales
ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de
recouvrement (art. L441-10 du Code de commerce).
6
Délais de réalisation
La livraison du module de gestion des stocks est estimée
entre 2 et 3 semaines à compter de la signature du devis,
de la réception de l'acompte et de la disponibilité de l'application
DEV-APP-001 en version fonctionnelle.
Ce délai est donné à titre indicatif et pourra être ajusté en fonction
des retours et validations du client durant le projet.
7
Récapitulatif
Élément
Description
Inclus
Tableau de bord des stocks
Liste des articles avec stock disponible, gelé et total,
filtres, seuils bas.
Vérification automatique de disponibilité selon le stock des
articles composants, affichage grisé si indisponible.
Oui
Gel automatique du stock à la commande
Réservation temporaire de 24h avec libération automatique si
non confirmé.
Oui
Interface de réception (dépot)
Saisie des quantités reçues, déclaration des articles
endommagés, réintégration au stock.
Oui
Historique des mouvements
Consultation et filtrage par article, type de mouvement ou
période, traçabilité complète.
Oui
Intégration backoffice DEV-APP-001
Menus dédiés, même base de données et API, tâches planifiées.
Oui
8
Chiffrage
Le montant total du module de gestion des stocks est fixé à
1399€ HT.
Maintenance du module : L'hébergement et la maintenance
de ce module sont inclus sans surcoût dans l'abonnement mensuel de l'application
principale (DEV-APP-001).